כמה עולה לפתח מערכת CRM בהתאמה אישית?

מערכת CRM בהתאמה אישית יכולה להיות פרויקט של כמה שבועות, ויכולה להיות מערכת שמחליפה חצי מהכלים בעסק. לכן מי שנותן לכם מחיר לפני ששמע איך העסק עובד, מנחש. מה שכן אפשר לדעת מראש הוא מה יקבע את המחיר, ומתי בכלל כדאי לפתח במקום לשלם על מנוי.

קודם כל: האם בכלל צריך לפתח?

לעסקים רבים לא צריך. אם התהליך שלכם הוא ליד, שיחה, הצעת מחיר וסגירה, מערכת מדף תעשה את העבודה בעלות נמוכה יותר ותעלה לאוויר מהר יותר. פיתוח מתחיל להיות הגיוני כשאחד מאלה נכון:

• התהליך הוא חלק מהיתרון שלכם. מערכת המדף מכריחה אתכם לעבוד כמו כולם, ואתם מוותרים על מה שמייחד אתכם.
• נוצרה ערימת עקיפות. יש אקסלים לצד המערכת, אוטומציות שנשברות, ועובד שמעביר נתונים ביד בין כלים.
• צריך חיבור עמוק למערכות פנימיות. למשל מערכת תפעול, מלאי או הנהלת חשבונות, מעבר למה שהאינטגרציות המוכנות נותנות.
• המנוי גדל עם העסק. רוב מערכות המדף מתומחרות לפי משתמש, ובעסק עם צוות גדול החשבון החודשי מצטבר.
• המידע רגיש. כשיש דרישות מיוחדות לגבי הרשאות, מיקום הנתונים או תיעוד פעולות, מערכת מדף לא תמיד מספיקה.

אם אף אחד מאלה לא מתאר אתכם, תתחילו ממערכת מדף. תמיד אפשר לעבור אחר כך, ואז גם תדעו בדיוק מה אתם צריכים.

מה קובע את עלות פיתוח מערכת CRM

מספר התהליכים, לא מספר המסכים

מערכת שמנהלת ליד עד סגירה היא פרויקט אחד. מערכת שממשיכה להצעות מחיר, חוזים, גבייה ושירות לקוחות היא כבר כמה פרויקטים שמדברים ביניהם.

אינטגרציות

וואטסאפ, טלפוניה, מייל, טפסים מהאתר ומערכת החשבוניות הם החיבורים הנפוצים ב-CRM. כל חיבור מוסיף פיתוח ובדיקות, וחיבור למערכת ישנה או לא מתועדת יכול להיות יקר יותר מהמסך שמשתמש בו.

הרשאות

כשאיש מכירות רואה רק את הלקוחות שלו, ראש צוות רואה את הצוות וההנהלה רואה הכל, כל מסך וכל דוח צריכים להתחשב בזה.

העברת נתונים

אקסלים ישנים, כפילויות ושדות שכל עובד מילא אחרת דורשים עבודת ניקוי. זה החלק שהכי קל לזלזל בו, ולרוב מתגלה רק כשנוגעים בנתונים בפועל.

אוטומציות ודוחות

תזכורות למעקב, ניתוב לידים לפי אזור או תחום ודוחות שמצליבים נתונים ממקורות שונים הם לעיתים החלק שנותן הכי הרבה ערך, אבל גם חלק משמעותי מהעבודה.

מובייל

אם אנשי המכירות עובדים מהשטח, המערכת צריכה לעבוד טוב בטלפון, וזה משפיע על האפיון מהיום הראשון.

עלות הפיתוח היא לא העלות היחידה

מי שמשווה הצעת מחיר לפיתוח מול מחיר חודשי של מנוי משווה דברים שונים. כדי להשוות נכון, חשבו על תקופה של שלוש שנים:

את צד המדף מחשבים פשוט: מחיר למשתמש, כפול מספר המשתמשים הצפוי, כפול 36 חודשים.

בשני המקרים הוסיפו את הזמן של הטמעה והדרכה לצוות. מערכת שאף אחד לא משתמש בה יקרה בכל מחיר.

כמה זמן זה לוקח

גרסה ראשונה של מערכת עם תהליך עסקי אמיתי לוקחת בדרך כלל שישה עד שנים עשר שבועות, לפעמים יותר. מה שמאריך את הזמן הוא בעיקר אינטגרציות מורכבות, העברת נתונים, והחלטות שנדחות במהלך הפרויקט. אפיון טוב מקצר את שלושתם.

כך נראה התהליך מהשיחה הראשונה ועד שהמערכת עובדת:

1. מיפוי התהליך

   מי עושה מה, איפה כל נתון נכנס, ומה כל אחד צריך לראות.
2. אפיון

   מסכים, הרשאות, אינטגרציות ונתונים שעוברים, כתובים במסמך אחד.
3. הצעת מחיר סגורה

   כשברור מה נבנה, אפשר לתת מחיר סגור ולוח זמנים.
4. עלייה לאוויר בשלבים

   קודם הליבה שחוסכת הכי הרבה זמן, ואחר כך כל השאר.

איך מורידים עלות בלי לפגוע במערכת

הדרך הנכונה היא לצמצם היקף, ולא לוותר על בדיקות או תיעוד. כמה דברים שעובדים ברוב המקרים:

• מתחילים בתהליך אחד, זה שחוסך הכי הרבה זמן ביום יום.
• מעבירים רק נתונים שמשתמשים בהם, ומשאירים את השאר בארכיון.
• משתמשים בשירותים קיימים לשליחת הודעות, סליקה וחתימה דיגיטלית במקום לבנות אותם מחדש.
• דוחים דוחות מורכבים עד שיש נתונים אמיתיים במערכת ויודעים מה באמת רוצים למדוד.

זו אותה חשיבה של MVP מול מוצר מלא: גרסה ראשונה קטנה שעובדת שווה יותר ממערכת גדולה שעדיין בבנייה. עוד על הגורמים שמשפיעים על מחיר פרויקט בכלל, ראו את המדריך כמה עולה לפתח אפליקציה או מערכת לעסק.

מה לבדוק בהצעת מחיר לפני שחותמים

• יש מסמך אפיון כתוב?

  צריך להיות ברור מה נכנס להצעה ומה לא.
• של מי הקוד והנתונים?

  ודאו שהקוד שלכם, ושאפשר לייצא את הנתונים בכל שלב.
• מה קורה כשמשהו משתנה באמצע?

  בכל פרויקט דברים משתנים, ועדיף לדעת מראש איך מתמחרים שינוי.
• כמה עולה התחזוקה אחרי העלייה לאוויר?

  הצעה בלי תשובה לשאלה הזו מספרת רק חלק מהסיפור.
• מי כותב את הקוד בפועל?

  האדם שמכר לכם את הפרויקט והאדם שבונה אותו הם לא תמיד אותו אדם.

הצעת מחיר טובה עונה על כל אלה בכתב. אם אתם שוקלים לבנות מערכת כזו, קראו עוד על בניית מערכת ניהול לעסק.